Datenschutzerklärung

01 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung im Rahmen dieser Website und der Bereitstellung unserer Software ist:

Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die vorstehende E-Mail-Adresse mit dem Betreff „Datenschutz".

02 Grundlagen & Begriffe

„Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.

Eine Nutzung dieser Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Für die Nutzung unserer Software ist ein Nutzerkonto erforderlich.

03 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung (z. B. nicht notwendige Cookies, optionale Funktionen).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Konto, Bereitstellung der Software).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Wahrung berechtigter Interessen (z. B. IT-Sicherheit, Betrieb und Stabilität der Website), sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.
• Art. 28 DSGVO - Verarbeitung im Auftrag, soweit wir als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden tätig werden.

04 Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Sie betreffender personenbezogener Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.

Betreffen Ihre Daten eine Verarbeitung, für die einer unserer Kunden verantwortlich ist (Gesprächsdaten), leiten wir Ihre Anfrage an den jeweiligen Kunden weiter bzw. verweisen Sie an diesen.

05 Hosting & Server-Logfiles

Diese Website und das Dashboard werden bei Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages) gehostet. Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen erfasst und in Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. zur Sicherheitsabwehr verarbeitet)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Datei / URL und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem

Diese Daten dienen der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, der Abwehr von Angriffen (z. B. DDoS) sowie der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Zu Drittlandübermittlungen siehe Abschnitt 13.

Minuten-Kontingent, Zusatzpakete & automatisches Aufladen: Zur Abrechnung des Minuten-Kontingents verarbeiten wir Nutzungsdaten Ihres Kontos (insb. Gesprächsminuten pro Abrechnungsmonat, Kontingentstand, zugebuchte Minuten-Pakete). Erreicht der Verbrauch 80 % des Kontingents bzw. ist das Kontingent verbraucht, senden wir eine Benachrichtigung per E-Mail an die im Konto hinterlegte Adresse des Kontoinhabers (Versand über unseren E-Mail-Dienstleister, siehe Abschnitt 12); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung). Haben Sie das automatische Aufladen aktiviert (Opt-in), wird bei zur Neige gehendem Kontingent automatisch ein Minuten-Paket über Ihre bei Stripe hinterlegte Zahlungsmethode abgerechnet; dies kann sich innerhalb eines Abrechnungsmonats wiederholen. Dieselbe Zahlungsmethode wird für manuell zugebuchte Minuten-Pakete verwendet. Das automatische Aufladen können Sie jederzeit in den Einstellungen deaktivieren.

06 Schriftarten (lokal eingebunden)

Zur einheitlichen Darstellung verwenden wir Schriftarten („Web Fonts"). Diese sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden direkt von dort geladen. Eine Verbindung zu Servern Dritter (etwa Google Fonts) findet hierbei nicht statt; es werden insoweit keine Daten an Dritte übertragen.

07 Cookies, lokale Speicherung & Einwilligung

Wir setzen Cookies und vergleichbare Speichertechnologien (z. B. localStorage) ein. Das Speichern von und der Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung richtet sich nach § 25 TDDDG.

Technisch notwendige Speicherung

Für den Betrieb unbedingt erforderliche Speicherung erfolgt ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dazu gehören insbesondere:

• Sitzungs- und Authentifizierungsdaten zum Login (Anmeldestatus)
• Ihre Einstellung zum Erscheinungsbild (z. B. Hell-/Dunkelmodus)
• Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl selbst

Einwilligungsbedürftige Speicherung

Alle nicht notwendigen Technologien setzen wir nur ein, wenn Sie über unseren Cookie-Banner aktiv eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Banner bzw. Footer anpassen oder widerrufen.

Support-Chat (Intercom) im Dashboard

Im eingeloggten Kundenbereich (Dashboard unter dashboard.einwandfr.ai) binden wir für die Kundenbetreuung einen Support-Chat der Intercom R&D Unlimited Company (Irland; Konzern mit Sitz in den USA) ein. Dabei setzt Intercom Cookies bzw. vergleichbare Kennungen und es werden Daten (u. a. IP-Adresse, Geräte-/Browserdaten, Ihre Kontokennung sowie die von Ihnen im Chat eingegebenen Angaben) an Intercom übermittelt. Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfragen und der Support im Rahmen des Nutzungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Support); zur US-Übermittlung siehe Abschnitt 13. Auf den öffentlichen Marketing-Seiten kommt der Chat nicht zum Einsatz.

Produktanalyse / Reichweitenmessung (PostHog, EU)

Zur pseudonymen Auswertung der Nutzung (welche Seiten und Funktionen genutzt werden) setzen wir das Produktanalyse-Werkzeug PostHog ein, gehostet in der EU (PostHog EU Cloud). Auf den öffentlichen Marketing-Seiten wird PostHog ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner (Kategorie „Statistik / Reichweitenmessung") geladen; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dabei werden pseudonyme Nutzungsdaten (u. a. besuchte Seiten, Klicks, gekürzte IP-Adresse, Geräte-/Browser-Angaben) verarbeitet. Eine Sitzungsaufzeichnung findet nicht statt. Im eingeloggten Dashboard nutzen wir PostHog zur Produktverbesserung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses bzw. berechtigtes Interesse); auch dort ohne Sitzungsaufzeichnung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen" widerrufen.

08 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

09 Nutzerkonto, Registrierung & Login

Für die Nutzung unserer Software richten Sie ein Nutzerkonto ein. Hierbei verarbeiten wir Bestands- und Zugangsdaten wie Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Rolle (z. B. Caller/Manager) sowie Nutzungs- und Protokolldaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Authentifizierung und Kontodatenbank werden über Supabase bereitgestellt; die Daten werden in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union (Region Frankfurt, Deutschland) gehostet.

Anmeldung mit Google (Single Sign-On)

Optional können Sie sich über Ihr Google-Konto anmelden. Dabei wird eine Verbindung zu Google aufgebaut und Google übermittelt uns die zur Anmeldung erforderlichen Identifikationsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Ihre Einwilligung durch Auswahl dieser Login-Methode. Anbieter ist Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (im EU-Raum: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs werden Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Angaben zum Abonnement verarbeitet. Die eigentlichen Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten keine vollständigen Kartendaten, sondern nur Status- und Abrechnungsinformationen (z. B. Zahlungsstatus, Abrechnungszeitraum, eine Stripe-Kundenkennung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention). Stripe verarbeitet bestimmte Daten - insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten - auch als eigenständig Verantwortlicher; Einzelheiten unter stripe.com/de/privacy. Zu Drittlandübermittlungen siehe Abschnitt 13.

Minuten-Kontingent, Zusatzpakete & automatisches Aufladen: Zur Abrechnung des Minuten-Kontingents verarbeiten wir Nutzungsdaten Ihres Kontos (insb. Gesprächsminuten pro Abrechnungsmonat, Kontingentstand, zugebuchte Minuten-Pakete). Erreicht der Verbrauch 80 % des Kontingents bzw. ist das Kontingent verbraucht, senden wir eine Benachrichtigung per E-Mail an die im Konto hinterlegte Adresse des Kontoinhabers (Versand über unseren E-Mail-Dienstleister, siehe Abschnitt 12); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung). Haben Sie das automatische Aufladen aktiviert (Opt-in), wird bei zur Neige gehendem Kontingent automatisch ein Minuten-Paket über Ihre bei Stripe hinterlegte Zahlungsmethode abgerechnet; dies kann sich innerhalb eines Abrechnungsmonats wiederholen. Dieselbe Zahlungsmethode wird für manuell zugebuchte Minuten-Pakete verwendet. Das automatische Aufladen können Sie jederzeit in den Einstellungen deaktivieren.

10 Die Software Einwandfr.ai

Einwandfr.ai ist ein Echtzeit-Assistent für Verkaufsgespräche. Während eines Gesprächs kann die Software gesprochene Sprache erfassen, in Text umwandeln (Transkription) und KI-gestützt analysieren, um dem nutzenden Vertriebsmitarbeiter live Hinweise (z. B. zu Einwänden) anzuzeigen.

Betriebsmodi

Die Speicherung ist konfigurierbar:

• Speicherfreier Modus: Audio und Transkript werden ausschließlich flüchtig zur Live-Analyse verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.
• Speichernder Modus: Auf Wunsch des Kunden werden Transkripte, Auswertungen und Zusammenfassungen gespeichert, um Verläufe und Analysen bereitzustellen. Die Aktivierung und Konfiguration obliegt dem Kunden.

11 Auftragsverarbeitung der Gesprächsdaten

Hinsichtlich der Inhalte der Verkaufsgespräche unserer Kunden werden wir ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig. Der jeweilige Kunde ist Verantwortlicher und bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Mit jedem Kunden schließen wir vor der produktiven Nutzung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der u. a. die Weisungsgebundenheit, technisch-organisatorische Maßnahmen, den Einsatz von Subunternehmern und die Unterstützung bei Betroffenenrechten regelt.

Die jeweils geltende Fassung steht als Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit; eine gegengezeichnete Ausfertigung können Kunden über [email protected] anfordern.

12 Eingesetzte Dienstleister & Subunternehmer

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bestehen:

Terminbuchung (Cal.com): Auf unserer Website können Sie über ein eingebundenes Buchungstool der Cal.com, Inc. (USA) Demo- und Beratungstermine vereinbaren. Beim Laden des Tools bzw. bei der Buchung werden Ihre IP-Adresse sowie die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin) an Cal.com übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionalen Terminvereinbarung).

Support-Chat (Intercom): Im eingeloggten Dashboard binden wir für den Kundensupport den Messenger der Intercom R&D Unlimited Company (Irland; Konzern mit Sitz in den USA) ein. Dabei werden u. a. Ihre IP-Adresse, Geräte-/Browserdaten, Ihre Kontokennung sowie die von Ihnen im Chat eingegebenen Inhalte an Intercom übermittelt und Cookies bzw. lokale Kennungen gesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Support). Auf den öffentlichen Marketing-Seiten wird der Chat nicht geladen.

Eine jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Subunternehmer stellen wir Kunden im Rahmen des AVV zur Verfügung.

13 Übermittlung in Drittländer

Einige der eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA bzw. verarbeiten Daten dort (insbesondere Anthropic für die KI-Analyse und Resend für den E-Mail-Versand; AssemblyAI hat seinen Sitz in den USA, die Spracherkennung läuft jedoch über einen EU-Streaming-Endpunkt. Cloudflare, Google, Stripe, Cal.com und Intercom können Daten außerhalb der EU verarbeiten). Eine Übermittlung in die USA erfolgt nur, soweit ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist - insbesondere auf Grundlage von:

• Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen;
• soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO).

14 Speicherdauer & Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; nach Beendigung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels-/steuerrechtlich, regelmäßig bis zu 10 Jahre) bestehen.
• Gesprächsdaten (Aufzeichnungen & Transkripte): gemäß der vom Kunden gewählten Konfiguration bzw. Planbeschreibung (standardmäßig bis zu 3 Monate), im speicherfreien Modus keine dauerhafte Speicherung.
• Server-Logfiles: für einen kurzen Zeitraum zu Sicherheitszwecken, danach gelöscht oder anonymisiert.
• Gesprächsdaten: nach Weisung des verantwortlichen Kunden; im speicherfreien Modus erfolgt keine dauerhafte Speicherung. Aufbewahrung und Löschung richten sich nach dem AVV.

15 Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf das erforderliche Maß beschränkt und durch Authentifizierung und Berechtigungskonzepte abgesichert.

16 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen (z. B. bei neuen Diensten). Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.